Koszty związane z poprawą warunków pracy i zdrowia pracowników to temat, który od lat budzi zainteresowanie zarówno wśród przedsiębiorców, jak i organów podatkowych. Przedsiębiorcy starają się znaleźć sposoby na poprawę efektywności swoich pracowników, co z kolei wpływa na wyniki finansowe firmy. Jednym z rozwiązań, które pojawiło się w kontekście kosztów podatkowych, jest wyposażenie firmy w saunę, z której mogą korzystać pracownicy.
Zgodnie z najnowszą interpretacją podatkową numer 0115-KDIT3.4011.289.2023.2.AD, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że wydatki na saunę dla pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przyjrzyjmy się bliżej zagadnieniu „sauna w koszty firmowe” i dowiedzmy się, na jakich zasadach fiskus dopuszcza możliwość rozliczania takich wydatków.
Czy sauna może być kosztem uzyskania przychodu?
Podstawowe zasady kwalifikacji kosztów
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są te wydatki, które poniesiono w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, pod warunkiem że nie zostały one wyraźnie wykluczone w przepisach.
Ważnym elementem interpretacji tego przepisu jest związek przyczynowy między poniesionymi wydatkami a możliwością uzyskania przychodu. Innymi słowy, przedsiębiorca musi udowodnić, że wydatek taki jak sauna dla pracowników bezpośrednio lub pośrednio wpływa na wzrost przychodów firmy.
Sauna jako sposób na poprawę wydajności
Sauna ma wiele korzyści zdrowotnych, takich jak poprawa krążenia, relaksacja mięśni, zwiększenie odporności na infekcje oraz redukcja stresu. W kontekście zatrudnionych pracowników, te korzyści mogą przekładać się na lepszą wydajność pracy oraz mniejszą liczbę absencji chorobowych. Ostatecznie, zdrowszy pracownik to mniejsza liczba dni wolnych od pracy, co w prosty sposób przekłada się na wyższe przychody przedsiębiorstwa.
Interpretacja podatkowa: Sauna w szkole jogi
Przykład z życia: szkoła jogi i sauna
Przykład interpretacji numer 0115-KDIT3.4011.289.2023.2.AD dotyczy przedsiębiorcy prowadzącego szkołę jogi, który zatrudnia instruktorkę. Przedsiębiorca zainwestował w saunę ogrodową o wartości około 28 000 złotych, a także pokrywa koszty związane z jej użytkowaniem, takie jak rachunki za prąd i serwis.
Jego argumentacja była prosta: korzystanie z sauny poprawia zdrowie i odporność zatrudnionej instruktorki, dzięki czemu rzadziej choruje, co z kolei umożliwia prowadzenie większej liczby zajęć, bez konieczności ich odwoływania. Zwiększenie liczby zajęć bezpośrednio wpływa na przychody firmy.
Skarbówka: sauna wpływa na przychody firmy
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przychylił się do argumentacji przedsiębiorcy, uznając, że sauna może mieć wpływ na poprawę jakości oraz wydajności pracy instruktorki jogi. W związku z tym wydatki na zakup sauny oraz jej utrzymanie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów firmy. Kluczowym argumentem była bezpośrednia korelacja między zdrowiem instruktorki a możliwością prowadzenia zajęć, co przekłada się na wyższe przychody szkoły jogi.
Jakie warunki musi spełnić wydatek na saunę, aby mógł być kosztem?
Aby wydatek taki jak zakup sauny mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać kilka warunków. Przedsiębiorca musi:
- Ponosić wydatek z własnych środków – oznacza to, że sauna nie może być np. darem ani środkiem zwróconym w inny sposób.
- Wydatek musi być związany z działalnością gospodarczą – korzystanie z sauny musi mieć uzasadnienie biznesowe, takie jak poprawa zdrowia i wydajności pracowników.
- Wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów – bezpośredni lub pośredni wpływ na przychody firmy.
- Wydatek musi być rzeczywisty i właściwie udokumentowany – konieczne jest posiadanie faktur, umów serwisowych itp.
- Nie może być wykluczony przez przepisy – sauna nie znajduje się na liście kosztów wykluczonych z uznania za koszty podatkowe (art. 23 ustawy o PIT).
Sauna w koszty firmowe – jak fiskus ocenia takie wydatki?
Kwestia związku przyczynowego
Jednym z kluczowych elementów, na które zwraca uwagę fiskus, jest związek przyczynowy między poniesionymi wydatkami a możliwością uzyskania przychodów. W omawianym przykładzie przedsiębiorcy prowadzącego szkołę jogi, związek ten był dość oczywisty: zdrowie instruktorki bezpośrednio przekładało się na możliwość prowadzenia zajęć, co generowało przychody dla firmy. Dlatego Dyrektor KIS uznał, że zakup i utrzymanie sauny mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Sauna w koszty firmowe – uzasadnienie biznesowe
Dla przedsiębiorcy kluczowe jest udowodnienie, że wydatek ma uzasadnienie biznesowe. W przypadku sauny może to być np. konieczność zapewnienia pracownikom warunków do regeneracji po pracy fizycznej (jak w przypadku instruktorki jogi). Ważne jest, aby sauna była dostępna przede wszystkim dla pracowników, a nie dla prywatnego użytku przedsiębiorcy.
Jakie inne wydatki na poprawę zdrowia pracowników mogą być kosztem?
Wydatki na saunę nie są jedynymi, które mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, jeśli ich celem jest poprawa zdrowia i wydajności pracowników. Oto inne przykłady wydatków, które mogą spełniać warunki uznania za koszty podatkowe:
- Abonamenty medyczne – jeśli firma zapewnia pracownikom prywatną opiekę zdrowotną, koszty takich usług mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.
- Karnety na siłownię – przedsiębiorcy, którzy oferują pracownikom karnety na siłownię w celu poprawy ich kondycji fizycznej, również mogą uwzględniać takie wydatki w kosztach.
- Ergonomiczne stanowiska pracy – poprawa warunków pracy, np. poprzez zakup ergonomicznych krzeseł czy biurek, może przyczynić się do poprawy efektywności pracowników.
Sauna w koszty firmowe – praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
Jak udokumentować wydatek na saunę?
Dokumentacja jest kluczowym elementem, który może przesądzić o tym, czy fiskus uzna wydatek na saunę za koszt uzyskania przychodów. Przedsiębiorca powinien zadbać o:
- Faktury zakupu sauny – pełna dokumentacja zakupu, w tym koszty dodatkowe, takie jak montaż i serwis.
- Rachunki za media – regularne opłaty za prąd, wodę lub inne media związane z funkcjonowaniem sauny.
- Raporty dotyczące korzystania z sauny – warto prowadzić ewidencję, kto i kiedy korzysta z sauny, aby udokumentować, że głównymi użytkownikami są pracownicy.
Sauna w koszty firmowe – podsumowanie
Interpretacja podatkowa numer 0115-KDIT3.4011.289.2023.2.AD pokazuje, że fiskus coraz bardziej przychylnie patrzy na wydatki związane z poprawą zdrowia i wydajności pracowników, pod warunkiem, że mają one bezpośredni związek z uzyskiwaniem przychodów przez firmę. Zakup sauny może być uznany za koszt uzyskania przychodów, o ile przedsiębiorca udowodni, że ma ona pozytywny wpływ na zdrowie pracowników i w konsekwencji przyczynia się do wzrostu przychodów firmy.
